Značné nároky na IT podporu
Značné nároky na IT podporu vyplývajú z nutnosti koordinovať rad činností od prípravy jedla cez starostlivosť o pacientov, vedenie zdravotnej dokumentácie a komunikáciu s rodinami až po predaj a distribúciu jedál, navyše v niekoľkých rôznych lokalitách. Za tým účelom prevádzkovali spomínané spoločnosti niekoľko informačných systémov pokrývajúcich nasledujúce oblasti:
- účtovníctvo a personalistika
- zdravotnícke aplikácie
- ďalšie špeciálne aplikácie (napríklad objednávky jedál)
- každodenná operatíva - schvaľovanie objednávok, administratíva služobných ciest a pod.
- správa dokumentov
Príliš komplikované a nákladné IT
Tieto informačné systémy boli prevádzkované na vlastných serveroch, o ktoré sa starala externá firma. Stav a funkcie systémov ale nezodpovedali potrebám užívateľov, navyše muselo vedenie pomerne často riešiť rôzne technické záležitosti a problémy. To zdržovalo a vyvolávalo zbytočné náklady. Potreba zmeny získavala na naliehavosti v súvislosti s tým, že:
- spoločnosť potrebovala nový informačný systém pre podporu výroby a distribúcie jedál. V rámci existujúceho usporiadania by bol vývoj systému na mieru neúnosne komplikovaný.
- Bolo otvorené ďalšie sanatórium, takže bolo potrebné riešiť komunikáciu a zdieľanie informácií medzi tromi lokalitami.
Prenesenie úplnej zodpovednosti na iPodnik
Dnes zabezpečujú celú starostlivosť o informačné systémy, vrátane podpory užívateľov, špecialisti spoločnosti iPodnik. „Už to nie je moja starosť. Keď je problém, jednoducho tam zavolám alebo pošlem e-mail a mám istotu, že sa tým okamžite začne zaoberať niekto, kto je na to úplne kvalifikovaný,“ vysvetľuje riaditeľ spoločnosti MUDr. Alexander Kučera.
Ľahšia nie je len každodenná správa systému a podpora, ale tiež rozhodovanie. Dnes to vyzerá tak, že v kľúčových okamihoch vyberá vedenie spoločnosti z rôznych alternatív na základe podkladov, ktoré pripravuje iPodnik. MUDr. Kučera k tomu dodáva. „Nie som IT expert, avšak občas si o tom niečo prečítam, takže som schopný sa orientovať. Viem preto, že nám iPodnik ponúka dobré riešenia, ktoré sú v súlade s trendmi. Oceňujem tiež, že sú proaktívni a upozorňujú nás na nové možnosti.“
Novo nasadzované systémy sú s využitím konceptu cloud computing prevádzkované z hosťovacieho centra, kde sa o ne experti iPodniku starajú 24 hodín denne, vrátane pravidelného zálohovania, optimalizácie, údržby a pod. Existujúce systémy sú naďalej prevádzkované z doterajšieho hardware, avšak i za ich prevádzku prevzala zodpovednosť spoločnosť iPodnik.
Užívatelia môžu do hosťovaných systémov pristupovať odkiaľkoľvek, kde majú so sebou svoj notebook. Všetky údaje a dokumenty sú ukladané do centrálneho úložiska, takže neexistuje možnosť straty alebo zmazania omylom.
- Ekonomický systém Pohoda
- Microsoft SharePoint pre zdieľanie dokumentov. Každý tak má prístup ku všetkým dokumentom, ktoré potrebuje k svojej práci a zároveň je zaručené, že nikto nebude nahliadať do iných zložiek, než k akým má oprávnenie.
- Aplikácie pre podporu výroby a distribúcie jedál, ktorých vývoj je dokončovaný.
- Hladký prechod a bezchybné služby
Prechod na systémy prevádzkované modelom cloud computing bol rýchly a hladký. Pre užívateľov vlastne znamenal len iný spôsob logovania (prihlasovania). Experti iPodnik všetko pripravili podľa potrieb užívateľov a poskytli potrebnú podporu pri prenose doterajších údajov do nového účtovného systému.
Ako dnes MUDr. Kučera hovorí, za zlomový okamih je možné označiť skôr zahájenie spolupráce s dodávateľom, ktorý nečaká na pokyny, ale je schopný zorientovať sa v situácii, nájsť niekoľko variantov riešenia a predložiť ich na rozhodnutie. Na základe takéhoto porovnania bolo prijaté i rozhodnutie využiť hostingové centrum. „Je to po všetkých stránkach zaujímavejšie. Nemusíme kupovať žiadne zariadenie, nemusíme riešiť údržbu a správu. Môžem povedať, že som spokojný nad očakávania – s týmto modelom i so službami iPodnik,“ uzatvára riaditeľ sanatória.