Sanatórium TOPAS

Sanatórium TOPAS: Outsourcing IT služieb

Sanatórium TOPAS s.r.o. prevádzkuje neštátne zdravotnícke gerontopsychiatrické zariadenia zamerané najmä na pacientov, ktorí trpia Alzheimerovou chorobou, ďalšími typmi demencií a rôznymi fyzickými postihnutiami, vrátane onkologických ochorení. Tieto zariadenia v Škvorci, Ostředku a pri Sečskej priehrade majú celkom viac než 400 lôžok.

Nároky na IT podporu

Sanatórium TOPAS čelí značným nárokom na IT podporu vyplývajúcim z nutnosti koordinovať radu činností, vrátane:

• účtovníctva a personalistiky
• zdravotníckych aplikácií
• ďalších špeciálnych aplikácií (napríklad objednávky jedál)
• každodennej operatívy – schvaľovanie objednávok, administratíva služobných ciest a pod.
• správy dokumentov

Situácia: Príliš komplikované a nákladné IT

Tieto informačné systémy boli prevádzkované na vlastných serveroch, o ktoré sa starala externá firma. Stav a funkcie systémov však nevyhovovali potrebám používateľov, navyše muselo vedenie pomerne často riešiť rôzne technické záležitosti a problémy. To zdržiavalo a vyvolávalo zbytočné náklady. Potreba zmeny získavala na naliehavosti v súvislosti s tým, že:

• spoločnosť potrebovala nový informačný systém pre podporu výroby a distribúcie jedál. V rámci existujúceho usporiadania by bol vývoj systému na mieru neúnosne komplikovaný.
• Bolo otvorené ďalšie sanatórium (Ostředek), takže bolo potrebné riešiť komunikáciu a zdieľanie informácií medzi tromi lokalitami.

Riešenie: Prenesenie plnej zodpovednosti na iPodnik

Dnes zabezpečujú všetku starostlivosť o informačné systémy, vrátane podpory používateľov, špecialisti spoločnosti iPodnik. „Už to nie je moja starosť. Keď je problém, jednoducho tam zavolám alebo pošlem e-mail a mám istotu, že sa tým okamžite začne zaoberať niekto, kto je k tomu plne kvalifikovaný,“ vysvetľuje riaditeľ spoločnosti MUDr. Alexander Kučera.

Jednoduchšia nie je len každodenná správa systému a podpora, ale aj rozhodovanie. Dnes vyzerá tak, že v kľúčových okamihoch vyberá vedenie spoločnosť z rôznych alternatív na základe podkladov, ktoré pripravuje iPodnik. MUDr. Kučera k tomu hovorí: „Nie som IT expert, ale občas si o tom niečo prečítam, takže sa orientujem. Viem preto, že nám iPodnik ponúka dobré riešenia, ktoré sú v súlade s trendmi. Vítam tiež, že sú proaktívni a upozorňujú nás na nové možnosti.“

Nové nasadzované systémy sú s využitím konceptu cloud computingu prevádzkované z hostovacieho centra, kde o ne experti iPodniku starajú 24 hodín denne, vrátane pravidelného zálohovania, optimalizácie a údržby. Existujúce systémy sú naďalej prevádzkované z dosiaľ používaného hardvéru, avšak aj za ich prevádzku prevzala zodpovednosť spoločnosť iPodnik.

Prínosy a skúsenosti

Používatelia môžu do hostovaných systémov pristupovať odkiaľkoľvek, kde majú so sebou svoj notebook. Všetky dáta a dokumenty sú ukladané do centrálneho úložiska, čo eliminuje možnosť straty alebo omylom zmazaných dát. Sanatórium využíva:

• Ekonomický systém Pohoda
• Microsoft SharePoint pre zdieľanie dokumentov, čo zaručuje, že každý má prístup len k tým dokumentom, ktoré potrebuje pre svoju prácu.

Hladký prechod a bezchybné služby

Prechod na systémy prevádzkované modelom cloud computing bol rýchly a hladký. Pre používateľov znamenal len iný spôsob prihlasovania. Experti iPodnik všetko pripravili podľa potrieb používateľov a poskytli podporu pri prenose doterajších dát do nového účtovného systému.

MUDr. Kučera označuje za zlomový okamih zahájenie spolupráce s dodávateľom, ktorý nečaká na pokyny, ale je schopný zorientovať sa v situácii, nájsť niekoľko variantov riešení a predložiť ich na rozhodnutie. Na základe takéhoto porovnania bolo prijaté rozhodnutie využiť hostingové centrum. „Je to po všetkých stránkach zaujímavejšie. Nemusíme kupovať žiadne zariadenia, nemusíme riešiť údržbu a správu. Môžem povedať, že som spokojný nad očakávania – s týmto modelom aj so službami iPodnik,“ uzatvára riaditeľ sanatória.