Lerika Tax & Accounting hosting Pohody

Medzi dlhoročných zákazníkov spoločnosti iPodnik cloud s. r. o. patrí aj firma LERIKA Tax & Accounting, ktorá je známa svojim moderným pracovným prístupom. Vyspovedali sme obe majiteľky spoločnosti pani Ivanu Ottovú a Moniku Borkovcovú. Pýtali sme sa na ich skúsenosti, trendy na trhu a potreby na ďalší vývoj firmy.

Môžete nám predstaviť vašu spoločnosť LERIKA Tax & Accounting?

Zaoberáme sa daňovým poradenstvom, vedením účtovníctva a vedením mzdovej evidencie. Sme na trhu od roku 2005 a odvtedy sme sa rozrástli do tímu cca 25 ľudí. Máme aj svoju pobočku na Slovensku, ktorá pokrýva potreby našich českých klientov expandujúcich na slovenský trh. Našou víziou je poskytovanie vzájomne prepojených služieb z oblasti účtovníctva, daní a vedenia miezd (prípadne aj v jednotlivých uvádzaných oblastiach) spôsobom, ktorý reflektuje na prvom mieste potreby klienta, kladie dôraz na kvalitu po odbornej i procesnej stránke, a ktorý je efektívny a dobre zorganizovaný. . Prostriedky, ako to chceme dosiahnuť, vidíme v kvalitnom a efektívnom nastavení vnútorných procesov, v dôraze na osobnú zodpovednosť našich pracovníkov, v pravidelnom vzdelávaní av dobrej komunikácii vo vnútri firmy, v spolupráci a dobrých vzťahoch vo vnútri pracovného kolektívu.

Spomenuli ste, že máte pobočku aj na Slovensku. Keď ste ju tam v roku 2008 otvárali, uľahčilo vám situáciu to, že máte firmu postavenú na cloude?

Technologicky nám to situáciu veľmi uľahčilo. Všetko máme jednotné a dostupné odkiaľkoľvek. Defacto takmer všetko prebieha rovnako ako tu v SR. Príjem dát, spracovanie, archiváciu a výstupy. To všetko máme štandardizované a urýchľuje to prácu celej firmy.

Kolegovia popísali vašu firmu ako bezpapierovú kanceláriu. Ako vnímate potrebu digitalizácie a mať všetko online v cloude?

Digitalizácia je v súčasnosti veľmi skloňované slovo av účtovnom svete sa často zužuje na vyťažovanie účtovných dokumentov prostredníctvom umelej inteligencie. Ja potreby digitalizácie vnímam v širšom kontexte.

Vyťažovanie určite uľahčuje prácu a aj my ich využívame. Prenos informácií z účtovného dokladu do ERP systému možno ale mnohokrát zaistiť efektívnejšou cestou, či už formou importu faktúr vo formáte xml, ISDOC alebo pomocou QR kódu. Vyťažovanie dokumentov je univerzálny spôsob a nevyžaduje súčinnosť protistrany, vystavovateľa faktúr. Aj preto je asi toľko v súčasnosti rozšírené. Budúcnosť ale vidím skôr v tejto druhej ceste.

Aktuálne vnímam ako chýbajúci článok, ktorá je s digitalizáciou účtovníctva spojená, kvalitný DMS systém, ktorý by bol prispôsobený pre potreby účtovníctva. Systémy na vyťažovanie faktúr aktuálne dostupné na trhu ponúkajú rôzne elektronické archívy, často veľmi prepracované, do ktorých sú elektronické doklady po ich vyťažení ukladané. Lenže účtovné doklady nie sú len faktúry. A už vôbec nie iba faktúry prijaté (s tými tieto archívy najčastejšie pracujú). K účtovným záznamom je potrebné pripájať excelové tabuľky, zmluvy, rôzne podania napr. vo formáte xml, daňové priznania a účtovné závierky ai. Potrebujete mať možnosť vyhľadávania v rôznych úrovniach. A k tomu potrebujete poriadny DMS, ktorý budete mať prepojený s ERP systémom a kde budete mať možnosť nastavenia rôznych oprávnení pre rôzne typy dokumentov, rôzne úrovne vyhľadávania a pod. A tiež musíte byť schopný vykonať export dokladov z takého systému, najlepšie pri súčasnom zachovaní „utriedenia dokladov a zachovanie ich logickej väzby na záznamy v účtovnom denníku. Občas sa totiž stane, že sa od nás klient rozhodne odísť, a my potom musíme byť schopní mu všetko v rozumnej forme odovzdať.

Aktuálne využívame pre tieto potreby kombináciu Sharepoint 365 (zdieľanie dokumentov s klientmi), zdieľané úložisko dokumentov dostupné cez vzdialenú plochu pri iPodniku (interné úložisko klientskych dokumentov) a systém BMD a jeho DMS modul (trackovanie mailov, klientske informácie). Do budúcnosti to ale nemusí byť úplne udržateľný systém, obzvlášť pri veľkom objeme dát. Zatiaľ sme ale na trhu neobjavili nič, čo by nás v tomto smere uspokojilo.

Takže potenciál vidíte aj v štandardizácii faktúr a prípadnej ich digitalizácii.

Tu by to bol výrazný posun dopredu. Urýchlila by sa tým celková práca a tým by sa znížila aj samotná cena za spracovanie faktúry. Ale to je iba zlomok práce. Veľké príležitosti vidím v prepojovaní systémov a odovzdávaní dát v štandardizovaných formátoch, akým je napríklad xml.

Ako prebieha automatizácia spracovania tlačených dokumentov, ktoré vám klienti prinesú?

Tlačených dokumentov chodí minimum. Sú to prípady klientov, ktorí uprednostňujú tradičný listinný spôsob vedenia účtovníctva. Riadime sa heslom, že pre nás sú rozhodujúce priania a preferencie klienta. Pokiaľ im je tento spôsob bližší a zodpovedá ich nastaveným interným procesom, nebudeme nikoho násilím nútiť do zmeny systému. Rešpektujeme to. Všetko je napokon otázkou ceny. Automatizácia je v takýchto prípadoch minimálna, spracovanie prebieha tradičnou cestou. Aj v týchto prípadoch sa samozrejme snažíme o maximálnu efektivitu, samozrejmosťou je napríklad sťahovanie bankových výpisov elektronicky alebo automatický prenos mzdových záznamov (pokiaľ sú v odlišnom systéme), elektronická komunikácia so štátnou správou. V účtovnom systéme POHODA navyše veľmi dobre funguje funkcia kopírovania už zadaných účtovných záznamov, takže pri vlastnom zadávaní opakujúcich sa faktúr často meníte iba dátum a čiastku, prípadne text účtovného prípadu. Časovo vychádza takýto spôsob práce veľmi podobne ako pri elektronickom vyťažovaní dokladov. To, čo je pracnejšie, je tá nadväzujúca činnosť: doplnenie účtovného dokladu o všetky jeho náležitosti, teda vytlačenie a pripojenie tzv. „košieľky“, uloženie av neposlednom rade aj pravidelné odovzdávanie spracovaných účtovných dokladov klientovi.

Aké veľké zastúpenie je papierových dokumentov od vašich zákazníkov?

Toto číslo som nedávno počítala a je ich 10%. Sú to zákazníci, ktorí vnímajú účtovníctvo v klasickej forme alebo v rámci ich procesov je výhodnejšie používať papier. Samozrejme, že na túto formu spolupráce sme tiež pripravení a ich procesy plne rešpektujeme. Nesnažíme sa ich meniť.
Toto číslo sa neustále zmenšuje. Vždy sme museli riešiť miestnosť aj samotné skrine pre dokumenty. Keď sme sa však sťahovali do nových priestorov v roku 2008, tak sme sa s touto „archivačnou“ miestnosťou vôbec nepočítali. Posun je tu teda veľký. Veď ešte pred 5 rokmi boli doklady prevažne prijímané klasickou poštou.

Ako prebieha automatizácia online zaslaných dokumentov?

Asi takto. Klient nahrá doklady na naše cloudové úložisko na Sharepointe do vydefinovaného adresára a účtovník o tom príde do mailu notifikácie. Spustí si systém Lidok, ktorý faktúry tzv. nachrústa. Účtovník potom prechádza jednu faktúru po druhej. Na jednej časti obrazovky má zobrazený PDF dokument, na druhej časti vidí vyťažené údaje. Môže vykonať prípadnú úpravu. Po verifikácii vyťaženého dokumentu je potom zaúčtovaný do príslušného ERP systému, ktorý má účtovník spustený a otvorený na druhom monitore. Dôjde k premenovaniu PDF dokumentu podľa čísla dokladu prideleného v ERP systéme a zároveň k jeho presunu na SharePointe medzi spracované dokumenty – teda do digitálneho archívu.

V prípade plného vyťažovania dát a digitalizácie účtovníctva teda vymizne jednak proces manuálneho zadávania dát do účtovného softvéru (ten je nahradený kontrolou, či k vyťaženiu došlo korektne), ale odpadá aj ďalšia manipulácia s elektronickým dokumentom, vytvorenie logickej väzby medzi príslušným PDF súborom (elektronickým dokladom ) a záznamom v účtovnom softvéri a jeho uložení do definovaného adresára. To všetko už prebieha automaticky.

Spoločne s mojou kolegyňou a obchodnou partnerkou Monikou Borkovcovou vidíme hlavný prínos digitalizácie účtovných dokumentov ani nie tak vo vlastnom vyťažení dát, ale práve v automatizácii tohto nadväzujúceho procesu.

Účtovníctvo mám spojené s archiváciou a zálohovaním dát. Ako toto prebieha u vás?

U nás rieši zálohovanie našich digitálnych dát iPodnik, o to sa starať nemusíme. V minúte sme si už v praxi párkrát overili, že ak potrebujeme nájsť nejaký „stratený“ alebo prepísaný dokument v zálohách, vždy ho v Podniku v zálohách našli a obnovili nám ho. Zálohovanie je teda proces, kedy sa „živé“ dáta každý deň uložia (zazálohujú) do iného miesta, kde sú pre prípad potreby k dispozícii.

Oproti tomu proces archivácie je to, kedy vaše nie „živé“ dáta, ale dáta z už uzavretých projektov oddelíte od tzv. „živých“ dát a umiestnite do iného, ​​k tomu vyhradeného úložiska. Archiváciu u nás riešime spravidla raz ročne po účtovných závierkach. Opäť na procese archivácie spolupracujeme s iPodnikom, kedy my na našej strane definujeme, ktoré dáta sa majú premiestniť do archívu a prípadne kam, a iPodník nám pomôže s ďalšími krokmi.

Pohrávate sa s myšlienkou implementácie reportingu pomocou Microsoft Power BI. Čo od tohto riešenia očakávate?

Microsoft Power BI vnímam ako nástroj umožňujúci prepojenie dát z rôznych systémov, ich syntézu a dodanie výsledkov, ktoré teraz riešime „ručne“ s pomocou excelových tabuliek. Prepojenie systémov s pomocou Power BI by nám prinieslo rýchlejšie získanie potrebných informácií a časovú úsporu pri ich zaobstarávaní. Možno tak veľmi ľahko sledovať výkon firmy, oddelenie, ziskovosť nad jednotlivými zákazkami atď. Všetko ihneď v prehľadnom reporte.

Aké trendy a potreby majú dnes moderné účtovné firmy?

Naše potreby spočívajú v prepojovaní systému, robotizácii rutinných úkonov a nadväzujúcej automatizácii. Ako som spomenula vyššie, ako hlavnú tému budúcich mesiacov alebo rokov vidím v zaistení kvalitného DMS systému a možnosti jednoduchej komunikácie a odovzdávania informácií s klientmi, ideálne cez webové rozhranie. K tomu sa pridáva už vyššie spomínaný reporting a práca s dátami.

info: strojovo preložené